Automat do przedłużeń wynajmów

1. Wstęp

Automat do przedłużeń to moduł systemu SoRent umożliwiający samodzielne zarządzanie procesem kończącego się najmu przez najemcę. System przesyła wiadomość z linkiem do strony internetowej, na której użytkownik może dokonać przedłużenia wynajmu lub potwierdzić planowany zwrot pojazdu. Rozwiązanie automatyzuje weryfikację dostępności zasobów oraz procesy płatności online, co redukuje liczbę interakcji wymagających udziału pracowników biura obsługi. Narzędzie jest zoptymalizowane pod urządzenia mobilne i dostępne w trybie całodobowym.

2. Konfiguracja systemowa

2.1 Zarządzanie serwisem do przedłużeń

W widoku Konfiguracja → Serwisy zewnętrzne → Serwis do przedłużeń znajdują się kluczowe parametry sterujące działaniem modułu. Poniżej znajduje się szczegółowy opis wszystkich dostępnych pól:

Sekcja „Ogólna” (Parametry globalne):

Login
łuży do wpisania identyfikatora technicznego użytkownika typu „Zintegrowany System”.
Hasło
służy do wpisania hasła powiązanego z powyższym kontem, niezbędnego do komunikacji między systemami.
Zablokuj możliwość przedłużenia rezerwacji, w których czas do planowanego zakończenia jest mniejszy niż: Zestaw pól numerycznych
składa się z trzech osobnych pól na wpisanie liczby dni, godzin oraz minut. Pozwala określić bezpieczny margines czasu, po którym system automatycznie wyłącza opcję przedłużenia w serwisie.
Przy przedłużeniu odpinaj pojazd od kolidującej rezerwacji
Przełącznik – suwak typu Tak/Nie, który aktywuje inteligentne zarządzanie flotą i automatyczne zwalnianie auta z przyszłych zamówień.
Odpinaj od kolejnej rezerwacji tylko, gdy czas do planowanej daty rozpoczęcia jest większy niż: Zestaw pól numerycznych
(dzień, godzina, minuty) widoczny po aktywacji powyższej opcji. Służy do wpisania minimalnego zapasu czasu niezbędnego do automatycznego odpięcia auta.

Sekcja: Repeat (reguły szczegółowe)

Sekcja ta umożliwia zdefiniowanie specyficznych zachowań serwisu dla wybranych typów rezerwacji. Za pomocą przycisku „Dodaj” można utworzyć dowolną liczbę reguł. Każda z nich stanowi osobną instancję zawierającą pełny zestaw poniższych pól:

Ograniczenie do typów rezerwacji - pozwala na zaznaczenie konkretnych rodzajów wynajmu (np. wynajem komercyjny, assistance) za pomocą checkboxów.
Ograniczenie do tagów kontraktów - umożliwia zaznaczenie tagów przypisanych do kontraktów, dla których ma obowiązywać reguła.
Role w rezerwacji z dostępem do serwisu - służy do wskazania osób uprawnionych do zarządzania (np. Płatnik, Użytkownik pojazdu).
Instrukcje (PL / EN) – okno tekstowe umożliwiające wpisanie instrukcji z możliwością formatowania HTML (pogrubienia, linki itp.).
Źródło numeru infolinii - pozwala wybrać jedną z opcji: dane z oddziału zwrotu, dane firmy lub pole własne.
Numer infolinii - widoczne po wybraniu opcji „własna wartość”, służy do ręcznego wpisania konkretnego numeru wsparcia.

Przełączniki:

Pozwól na przedłużenie – suwak Tak/Nie, który włącza lub wyłącza przycisk przedłużenia wynajmu dla klienta
Pozwól na potwierdzenie zwrotu – suwak Tak/Nie, sterujący widocznością funkcji deklaracji zwrotu dla standardowego najemcy.
Pozwól na potwierdzenie zwrotu (Assistance) – suwak Tak/Nie, dedykowany do aktywacji funkcji zwrotu w procesach Assistance.
Pozwól na upload pliku gwarancji – suwak Tak/Nie, aktywujący moduł przesyłania załączników przez klienta.

Kolejność priorytetów

Lista wszystkich warunków repeat: Narzędzie do sortowania – pozwala na ustalenie hierarchii dodanych reguł poprzez zmianę ich kolejności na liście.

2.2 Ustawienia ogólne rezerwacji

W celu poprawnej obsługi automatycznej komunikacji z klientem, rozszerzamy konfigurację powiadomień w lokalizacji: Konfiguracja → Rezerwacje → Ogólne. Poniżej znajduje się opis zmodyfikowanych oraz nowych pól:

Kluczowe pola

Pole: Czas pomiędzy automatycznym wysłaniem maila “Zapytanie o zakończenie najmu”, a planowaną datą zwrotu

Opis: Konfiguracja momentu wysyłki wiadomości e-mail zawierającej link do serwisu przedłużeń.
Uwaga: Pole to zastępuje dotychczasowe “Ilość dni pomiędzy automatycznym wysłaniem maila z zapytaniem o zwrot, a planowaną datą zakończenia rezerwacji”.

Pole: Dla wybranych typów rezerwacji wysyłaj maila “Potwierdzenie zwrotu” tylko dla rezerwacji z potwierdzonym zwrotem z Assistance

Typ: Pole wielokrotnego wyboru.
Opis: Pozwala na wskazanie konkretnych typów rezerwacji, które wymagają restrykcyjnej obsługi potwierdzenia zwrotu.
Uwaga techniczna: Notyfikacja zostanie wygenerowana i wysłana dopiero w momencie, gdy system odnotuje faktyczne spełnienie warunku potwierdzenia zwrotu.
Ikona informacyjna: “Notyfikacja zostanie wysłana również wtedy, gdy zwrot zostanie potwierdzony po czasie zdefiniowanym w polu ‘Czas pomiędzy automatycznym wysłaniem maila ‘Potwierdzenie zwrotu’, a planowaną datą zwrotu‘“.

Widget to mały formularz, który może zostać umieszczony bezpośrednio na stronie internetowej wypożyczenia. Jego zadaniem jest ułatwienie klientom samodzielnego rozpoczęcia procesu przedłużenia wynajmu pojazdu.

widget:

konfiguracja sorent:

Formularz widgetu

zawiera podstawowe pola identyfikujące rezerwację:

Imię i nazwisko lub NIP firmy
Numer rezerwacji

Działanie

Po wypełnieniu tych pól klient zostanie automatycznie przekierowany na kolejny ekran, gdzie może przedłużyć wynajem lub potwierdzić zwrot pojazdu zgodnie z konfiguracją.

Jeśli klient jest zweryfikowany negatywnie:

nie powinni dostawać notyfikacji z serwisu do przedłużeń
nie powinni mieć możliwości wejścia w serwis z komunikatem, żeby się skontaktować z infolinią.

Dodatkowa informacja: Widget można ustawić na stronie w wersji angielskiej lub polskiej

4. Nowe zdarzenia w rezerwacjach

Wprowadzamy dwa nowe typy zdarzeń systemowych służące do monitorowania procesu przedłużeń i zabezpieczania płatności:

Zdarzenie: Przedłużono z serwisem do przedłużeń

Moment dodania: Zapisywane automatycznie w rezerwacji w momencie zatwierdzenia przedłużenia przez klienta w serwisie zewnętrznym.
Cel: Informacja dla obsługi o dokonaniu samodzielnej operacji przez najemcę.

Zdarzenie: Nieopłacone przedłużenie z serwisu do przedłużeń

Moment dodania: Dodawane automatycznie po upływie 2 godzin od momentu przedłużenia.
Warunek: Zdarzenie pojawia się, gdy w rezerwacji widnieją nieopłacone pozycje fakturowe za przedłużenie z terminem płatności „Z góry” lub „Przy wydaniu”.
Skutek: Istnienie tego zdarzenia w rezerwacji blokuje możliwość dalszego automatycznego przedłużania najmu przez klienta.
Komunikat błędu: W przypadku próby kolejnej operacji klient zobaczy komunikat: “W rezerwacji są nieopłacone płatności. Opłać rezerwację lub skontaktuj się z obsługą klienta.”
Logika usuwania: Zdarzenie jest automatycznie usuwane przez system niezwłocznie po odnotowaniu poprawnej wpłaty za zaległe pozycje.

5. Szablony wiadomości i automatyzacja

5.1 Nowe szablony dokumentów

Zapytanie o zakończenie najmu z linkiem do serwisu do przedłużeń

Typ: E-mail.
Cel: Przekierowanie klienta do formularza przedłużenia najmu lub deklaracji zwrotu (użycie klucza Adres URL serwisu do przedłużeń).
Uwagi: Moment wysyłki pobierany z pola w sekcji 2.2.

Potwierdzenie zwrotu z linkiem do serwisu do przedłużeń

Typ: E-mail.
Cel: Przekazanie potwierdzenia zakończenia najmu oraz linku do przedłużenia (użycie klucza Adres URL serwisu do przedłużeń).
Uwagi: Moment wysyłki pobierany z pola w sekcji 2.2.

Informacja o zwrocie

Typ: SMS.
Cel: Przekazanie potwierdzenia zakończenia najmu oraz linku do przedłużenia (użycie klucza Adres URL serwisu do przedłużeń).
Uwagi: Moment wysyłki pobierany z nowego pola SMS w sekcji 2.2.

5.2 Logika systemu

Priorytet linku: Przy manualnej wysyłce ze szczegółów rezerwacji, jeśli system ma możliwość wysłania wiadomości z linkiem (spełnione warunki konfiguracji), robi to priorytetowo, ignorując wybrany podtyp szablonu.

Zmiany w typie rezerwacji

Nowe ustawienie specjalne “Zezwalać na manualne wysyłanie maila z zapytaniem o zwrot”
Nowe ustawienie specjalne “Zezwalać na manualne wysyłanie SMS z zapytaniem o zwrot”
Przełącznik “Typ szablonu dla maila/SMS z zapytaniem o zwrot” polewo “Standardowy” po prawo “Z linkiem do serwisu”.

Zmiany w Kontrahentach: Nowe ustawienie specjalne “Wyłączenie notyfikacji z serwisu do przedłużeń rezerwacji”

Przyciski w systemie: Dodanie przycisków w szczegółach rezerwacji „Zapytaj klienta o zwrot - e-mail” oraz „Zapytaj klienta o zwrot - SMS”.

Podtypy szablonów: System uwzględnia podtyp szablonu z typu rezerwacji do odnalezienia właściwej wiadomości e-mail/sms dla zapytań o zwrot manualnych i automatycznych.

Informacja techniczna: W typie rezerwacji zmieniono tekst ikonki przy polu “Podtyp dla szablonów dokumentów” na: “Pole to ma wpływ na nomenklaturę pozycji fakturowych oraz e-maile/sms z zapytaniami o zwrot”.

6. Interfejs aplikacji

Interfejs aplikacji serwisu do przedłużania wynajmów składa się z kilku ekranów, które w czytelny sposób prowadzą klienta przez cały proces.

Ekran 1 – Wyszukanie rezerwacji

Pierwszy ekran umożliwia rozpoczęcie procesu przedłużenia wynajmu bez konieczności posiadania dedykowanego linku. Klient musi tutaj podać dane identyfikujące swoją rezerwację:

Imię i nazwisko (lub NIP firmy)
Numer rezerwacji

Po poprawnym wprowadzeniu danych aplikacja weryfikuje dostępność dalszych kroków na podstawie konfiguracji (typ rezerwacji oraz rola użytkownika).

Ekran 2 – Przedłużenie / Zwrot

Na ten ekran klient może trafić na dwa sposoby:

Bezpośrednio po wypełnieniu formularza na ekranie 1.
Korzystając z dedykowanego linku, który jest wysyłany w wiadomości SMS lub e-mail.

Link zawiera identyfikator rezerwacji oraz ukryte wskazanie roli użytkownika, dzięki czemu aplikacja prezentuje właściwe opcje.

Na ekranie znajdują się:

Instrukcje dostosowane do typu rezerwacji i roli użytkownika (ustawiane w konfiguracji SoRent).
Numer kontaktowy na infolinię (oddział zwrotu lub ogólny). Klient może mieć następujące opcje do wyboru:

Przedłużenie wynajmu

Klient wybiera nową datę zakończenia wynajmu (kalendarz z widocznymi dniami tygodnia).
System przedstawia koszt i warunki przedłużenia.
Klient zatwierdza przedłużenie za pomocą potwierdzenia SMS.
Po potwierdzeniu następuje przekierowanie:

Na ekran płatności, jeśli wymagana jest opłata.
Bezpośrednio na ekran podsumowania, gdy płatność nie jest wymagana.

Potwierdzenie zwrotu pojazdu

Klient potwierdza zwrot pojazdu (opcjonalnie przez SMS).
Po potwierdzeniu następuje automatyczne przekierowanie na ekran podsumowania.

Uwaga: W konfiguracji serwisu opcje przedłużenia wynajmu oraz potwierdzenia zwrotu można włączać i wyłączać dowolnie. W niektórych przypadkach klient zobaczy jedynie instrukcję.

Ekran 3 – Płatność

Ekran obsługi płatności jest analogiczny do tego z Booking Service. Po poprawnym opłaceniu

Ekran 4 – Podsumowanie

Końcowy ekran zawiera podziękowanie za skorzystanie z usługi przedłużenia wynajmu oraz zachęca do dalszego korzystania z oferty firmy. W przypadku niepowodzenia płatności pojawi się komunikat z prośbą o kontakt z infolinią.

W przypadku błędu płatności:

komunikat o kontakcie z infolinią

Autor : Taras Ivanyk